Item કેવી રીતે સેટ કરવી

તમારી હોસ્પિટલ જે દવા, કન્ઝ્યુમેબલ અને બીજી સ્ટોક આઇટમ ખરીદે, રાખે, ઇશ્યૂ કરે અથવા વેચે છે તે દરેક નોંધો.

કોણ કરે છે: હોસ્પિટલ એડમિનિસ્ટ્રેટર, સ્ટોર મેનેજર અથવા ફાર્માસિસ્ટ ક્યાં: Inventory Management › Masters › Item આ પહેલાં સેટ કરો: Unit of Measurement, Item Category, Storage Condition, Supplier, Inventory Tax Configuration

આઇટમ માસ્ટર એ તમારી હોસ્પિટલ સ્ટોકમાં રાખે છે તે દરેક વસ્તુની યાદી છે: દવાઓ, IV ફ્લુઇડ, કન્ઝ્યુમેબલ, ઇમ્પ્લાન્ટ, સ્ટેશનરી અને બીજું ઘણું. દરેક પરચેઝ ઑર્ડર, માલની રસીદ, સ્ટોક ટ્રાન્સફર, વપરાશ અને ફાર્મસી વેચાણ આ યાદીમાંથી આઇટમ લે છે. તમે ફક્ત નામ, પ્રકાર અને કૅટેગરી આપીને આઇટમ ઝડપથી ઉમેરી શકો છો, અને બાકીની વિગતો પછીથી ભરી શકો છો.

આઇટમ ઝડપથી ઉમેરવી

1. Inventory Management › Masters › Item પર જાઓ.

2. Add પર ક્લિક કરો. Quick Create ફોર્મ ખૂલે છે.

3. ફોર્મ ભરો:

   ફીલ્ડ	શું ભરવું	જરૂરી
   Item Code	સેવ કરતાં જ આપમેળે ભરાઈ જાય છે.	—
   Item Name	આઇટમનું પૂરું નામ, જેમ કે Disposable Syringe 5 ml. વધુમાં વધુ 200 અક્ષર.	હા
   Display Name	સ્ક્રીન અને પ્રિન્ટ પર દેખાતું નામ. તમે બદલો નહીં ત્યાં સુધી તે Item Name ની નકલ રહે છે.	ના
   Item Type	તે કયા પ્રકારની આઇટમ છે, જેમ કે Medical Consumables, Surgical Consumables, Implants, Drugs અથવા IV Fluids.	હા
   Category	તે જે આઇટમ કૅટેગરીમાં આવે છે તે.	હા
   Base UoM	જે યુનિટમાં આઇટમ ગણાય છે તે. શરૂઆતમાં Each હોય છે.	ના
   Track UoM	જે યુનિટમાં સ્ટોક ટ્રૅક થાય છે તે. શરૂઆતમાં Base UoM જેવું જ હોય છે.	ના

4. આઇટમ ઉમેરીને યાદી પર પાછા આવવા માટે Save પર ક્લિક કરો, અથવા તેને ઉમેરીને તરત આખું આઇટમ ફોર્મ ખોલવા માટે More Details પર ક્લિક કરો.

જો તમે Item Type તરીકે Drugs અથવા IV Fluids પસંદ કરો, તો તેના બદલે આખું આઇટમ ફોર્મ ખૂલે છે, તમે અત્યાર સુધી ટાઇપ કરેલી વિગતો સાથે. દવા સેવ થાય તે પહેલાં તેની ડ્રગ વિગતો જરૂરી છે.

આઇટમની પૂરી વિગતો ભરવી

આખું ફોર્મ More Details થી ખોલો, અથવા યાદીમાંથી: આઇટમની રોના છેડે ⋮ પર ક્લિક કરો અને Edit પસંદ કરો.

ફોર્મના ઉપરના ભાગમાં આઇટમની ઓળખ હોય છે. તેની નીચે વિભાગો છે, જે તમે તેમની વાદળી પટ્ટી પર ક્લિક કરીને એક-એક કરીને ખોલો છો. દરેક વિભાગની નીચેના Previous અને Next થી તેમની વચ્ચે જવાય છે.

ફીલ્ડ	શું ભરવું	જરૂરી
Item Code	આપમેળે ભરાઈ જાય છે.	—
Status	Active અથવા Inactive.	—
HSN Code	GST માટે આઇટમનો HSN કોડ. ફક્ત અક્ષરો અને આંકડા, વધુમાં વધુ 20 અક્ષર.	ના
Item Name	આઇટમનું પૂરું નામ.	હા
Display Name	સ્ક્રીન અને પ્રિન્ટ પર દેખાતું નામ.	હા
Account Category	આ આઇટમ માટેનું એકાઉન્ટ્સ ગ્રૂપ, જો તમારી એકાઉન્ટ્સ ટીમ વાપરતી હોય.	ના
Item Description	ટૂંકું વર્ણન. વધુમાં વધુ 200 અક્ષર.	ના
Item Type	તે કયા પ્રકારની આઇટમ છે.	હા
Class	આઇટમ ક્લાસ, જો તમે ક્લાસ વાપરતા હો.	ના

General Information

ફીલ્ડ	શું ભરવું	જરૂરી
Category	આઇટમ કૅટેગરી.	હા
Manufacturer	ટાઇપ કરવાનું શરૂ કરો અને મૅન્યુફૅક્ચરર પસંદ કરો. મૅન્યુફૅક્ચરર Supplier માં વેન્ડર ટાઇપ Manufacturer સાથે ઉમેરાય છે.	ના
Base UoM, Track UoM	જે યુનિટમાં આઇટમ ગણાય છે અને જે યુનિટમાં સ્ટોક ટ્રૅક થાય છે તે.	હા
Inventory Maintained	આ આઇટમનો સ્ટોક ટ્રૅક થતો હોય તો ટિક કરો.	ના
Serialized, Serial Number Auto Generation	દરેક યુનિટનો પોતાનો સિરિયલ નંબર હોય તો, અને સિસ્ટમે તેને નંબર આપવા હોય તો ટિક કરો.	ના
Chargeable	આઇટમનો ચાર્જ દર્દી પાસેથી લઈ શકાતો હોય તો ટિક કરો.	ના
Discount Applicable	તેના પર ડિસ્કાઉન્ટ આપી શકાતું હોય તો ટિક કરો.	ના
Batch Tracked	સ્ટોક બૅચ પ્રમાણે રખાતો હોય તો ટિક કરો.	ના
Reusable, Reuse Count	જે સાધન ઘણી વાર વપરાય છે તેના માટે Reusable પર ટિક કરો, પછી Reuse Count માં તે કેટલા વપરાશ માટે નક્કી છે તે ભરો.	Reuse Count, જો Reusable પર ટિક હોય
Shareable to Multiple Patients, Share Count	એક યુનિટ ઘણા દર્દીઓ વચ્ચે વહેંચી શકાતું હોય તો ટિક કરો, અને કેટલા તે ભરો.	Share Count, જો ટિક હોય
Expiry Period Applicable	આઇટમની એક્સપાયરી તારીખ હોય તો ટિક કરો.	ના
Applicable Country	જે દેશોમાં આઇટમ વપરાય છે તે.	ના

Stocking Parameters

ફીલ્ડ	શું ભરવું	જરૂરી
Minimum Stock, Maximum Stock	તમે રાખવા માગો છો તે ઓછામાં ઓછો અને વધુમાં વધુ જથ્થો.	ના
Stock Issue Method	કયો સ્ટોક પહેલાં ઇશ્યૂ થાય તે નક્કી કરતો નિયમ.	ના
Reorder Level, Reorder Quantity	જે સ્ટોક સ્તરે ફરી ઑર્ડર કરવો, અને કેટલો ઑર્ડર કરવો તે.	ના
Ved Category	દર્દીની સારવાર માટે આઇટમ કેટલી મહત્ત્વની છે તે (VED વર્ગીકરણ).	ના
Stock Count Frequency	સ્ટોક ચેકમાં આઇટમ કેટલી વાર ગણાય છે તે.	ના
Closing Stock	હાલનો સ્ટોક બતાવે છે. તમે અહીં ટાઇપ કરી શકતા નથી.	—

Purchase & Sales Parameters

1. કોઈ ફેસિલિટી માટે કિંમતની રો ઉમેરવા New પર ક્લિક કરો.
2. Facility અને Pricing Method પસંદ કરો: Purchase Price, MRP, Selling Price, Rate Contract, Weighted Average Method, Markup Price અથવા Cost Price.
3. Selling Price ભરો, અથવા માર્કઅપ કિંમત માટે MarkUp Percentage (1 થી 100) ભરો, અને રો પરના સેવ આઇકન પર ક્લિક કરો.
4. Purchase UoM અને Sales UoM, તથા Pack to Loose Factor સેટ કરો: એક ખરીદીના પૅકમાં કેટલા છૂટા યુનિટ છે તે. 10 ટૅબ્લેટની સ્ટ્રિપ માટે 10 ભરો. તમે એક જ યુનિટમાં ખરીદો અને વેચો છો તો તેને 1 પર રહેવા દો.

Alternate Items & Storage Conditions

• આ આઇટમની જગ્યાએ આપી શકાય તેવી આઇટમ ઉમેરવા New પર ક્લિક કરો.
• Storage Condition પસંદ કરો, જેમ કે રેફ્રિજરેટેડ, અને કોઈ Special Instructions હોય તો ઉમેરો (વધુમાં વધુ 300 અક્ષર).

Suppliers

તમે આ આઇટમ જે દરેક સપ્લાયર પાસેથી ખરીદો છો તેને ઉમેરવા New પર ક્લિક કરો. Supplier Name પસંદ કરો અને, ઇચ્છો તો, Lead Time અને તેનો Time Period (જેમ કે 3 દિવસ).

Tax

ફીલ્ડ	શું ભરવું	જરૂરી
Hospital	જે ફેસિલિટીમાં ટૅક્સ લાગે છે તે.	ના
Tax Structure	આ આઇટમ પરનો ટૅક્સ, જેમ કે GST 12%.	હા
Standard Tax Value %	તમે પસંદ કરેલા ટૅક્સમાંથી ભરાઈ જાય છે.	હા

Codes (ATC, RxNorm, NHIA ...)

આઇટમ માટે સ્ટાન્ડર્ડ કોડ ઉમેરવા New પર ક્લિક કરો. Coding Type પસંદ કરો, અને Code તથા Description ભરો.

Drug

આ વિભાગ ફક્ત Drugs અથવા IV Fluids પ્રકારની આઇટમ માટે દેખાય છે.

ફીલ્ડ	શું ભરવું	જરૂરી
Drug Name	દવાનું નામ.	હા
Drug Form	જેમ કે ટૅબ્લેટ, સિરપ અથવા ઇન્જેક્શન.	હા
Route of Administration	જેમ કે મોં વાટે અથવા નસ વાટે.	હા
Track Base, Requesting UoM	જે યુનિટમાં સ્ટોક ટ્રૅક થાય છે, અને જે યુનિટમાં વૉર્ડ તેની રિક્વેસ્ટ કરે છે તે.	હા
Combination Drug	દવામાં એક કરતાં વધારે જેનેરિક હોય તો ટિક કરો.	ના
Generic table	New પર ક્લિક કરો અને દવામાંનો દરેક જેનેરિક તેના Strength અને UoM સાથે ઉમેરો.	હા

કામ પૂરું થાય એટલે Save પર ક્લિક કરો. તમે આઇટમની યાદી પર પાછા આવો છો.

આઇટમ બદલવી અથવા નિષ્ક્રિય કરવી

1. યાદીમાં, આઇટમ શોધવા માટે Search item name માં ટાઇપ કરો, અથવા કૉલમ હેડરમાંના ફિલ્ટર આઇકન વાપરો.
2. રોના છેડે ⋮ પર ક્લિક કરો અને Edit પસંદ કરો.
3. જે જોઈએ તે બદલો. આઇટમનો ઉપયોગ બંધ કરવા માટે Status ને Inactive કરો.
4. Save પર ક્લિક કરો.

આઇટમ ડિલીટ કરી શકાતી નથી. તેના બદલે આઇટમને Inactive કરો.

જાણવા જેવું

• આઇટમનાં નામ અને આઇટમ કોડ અલગ-અલગ હોવાં જોઈએ.
• Minimum Stock એ Maximum Stock કરતાં ઓછો હોવો જોઈએ.
• આખું ફોર્મ Tax Structure વગર ("Please select tax"), અથવા Category અને Base UoM વગર ("Please select category and Base UOM") સેવ થતું નથી. કોઈ વિભાગમાં ફીલ્ડ ખૂટતું હોય તો ફોર્મ તે વિભાગ તમારા માટે ખોલે છે.
• Quick Create ફોર્મ પર ટૅક્સ સેટ થતો નથી. આઇટમને Edit થી ખોલો અને Tax વિભાગ ભરો.
• જે આઇટમનો સ્ટોક પહેલેથી છે તેનો Pack to Loose Factor બદલતાં પહેલાં કન્ફર્મ કરવાનું કહેવામાં આવે છે, કારણ કે તેનાથી હાલનો સ્ટોક ગણવાની રીત બદલાય છે.
• ફાઇલમાંથી એકસાથે ઘણી આઇટમ લોડ કરવા માટે Import વાપરો, અને યાદી ડાઉનલોડ કરવા માટે Export to csv વાપરો.
• યાદીની ઉપરના ગિયર આઇકનથી તમે કૉલમ બતાવી કે છુપાવી શકો છો, જેમ કે HSN.

સંબંધિત

• પાછલું: Inventory Tax Configuration કેવી રીતે સેટ કરવું
• આગળનું: ડૉક્ટરે ઉમેરેલી દવાઓ મંજૂર કરવી
• Inventory Management અંગે વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો