आइटम (Item) कैसे सेट करें

हर वह दवा, कंज़्यूमेबल और दूसरा स्टॉक आइटम दर्ज करें जिसे आपका हॉस्पिटल ख़रीदता, स्टोर करता, जारी करता या बेचता है।

कौन करता है: हॉस्पिटल एडमिनिस्ट्रेटर, स्टोर मैनेजर या फ़ार्मासिस्ट कहाँ: इन्वेंटरी मैनेजमेंट › मास्टर्स › आइटम पहले सेट करें: यूनिट ऑफ़ मेज़रमेंट, आइटम कैटेगरी, स्टोरेज कंडीशन, सप्लायर, इन्वेंटरी टैक्स कॉन्फ़िगरेशन

आइटम मास्टर वह लिस्ट है जिसमें आपका हॉस्पिटल स्टॉक में रखी जाने वाली हर चीज़ शामिल है: दवाएँ, IV फ़्लुइड, कंज़्यूमेबल, इम्प्लांट, स्टेशनरी और भी बहुत कुछ। हर परचेज़ ऑर्डर, गुड्स रिसीट, स्टॉक ट्रांसफ़र, कंज़म्पशन और फ़ार्मेसी सेल इसी लिस्ट से आइटम चुनती है। आप किसी आइटम को सिर्फ़ उसके नाम, टाइप और कैटेगरी के साथ जल्दी जोड़ सकते हैं, और बाकी डिटेल बाद में भर सकते हैं।

आइटम जल्दी जोड़ना

1. इन्वेंटरी मैनेजमेंट › मास्टर्स › आइटम पर जाएँ।

2. Add पर क्लिक करें। Quick Create फ़ॉर्म खुलता है।

3. फ़ॉर्म भरें:

   फ़ील्ड	क्या डालें	ज़रूरी
   Item Code	सेव करते ही अपने आप भर जाता है।	—
   Item Name	आइटम का पूरा नाम, जैसे Disposable Syringe 5 ml। ज़्यादा से ज़्यादा 200 अक्षर।	हाँ
   Display Name	स्क्रीन और प्रिंट पर दिखने वाला नाम। जब तक आप इसे न बदलें, यह Item Name जैसा ही रहता है।	नहीं
   Item Type	यह किस तरह का आइटम है, जैसे Medical Consumables, Surgical Consumables, Implants, Drugs या IV Fluids।	हाँ
   Category	वह आइटम कैटेगरी जिससे यह जुड़ा है।	हाँ
   Base UoM	वह यूनिट जिसमें आइटम गिना जाता है। शुरुआत में Each।	नहीं
   Track UoM	वह यूनिट जिसमें स्टॉक ट्रैक होता है। शुरुआत में Base UoM जैसी ही होती है।	नहीं

4. आइटम जोड़कर लिस्ट पर वापस जाने के लिए Save पर क्लिक करें, या इसे जोड़कर पूरा आइटम फ़ॉर्म तुरंत खोलने के लिए More Details पर क्लिक करें।

अगर आप Item Type के तौर पर Drugs या IV Fluids चुनते हैं, तो इसकी जगह पूरा आइटम फ़ॉर्म खुलता है, जिसमें अब तक जो आपने टाइप किया है वह भरा रहता है। किसी दवा को सेव करने से पहले उसकी ड्रग डिटेल ज़रूरी होती है।

पूरी आइटम डिटेल भरना

पूरा फ़ॉर्म More Details से खोलें, या लिस्ट से: आइटम की रो के आख़िर में ⋮ पर क्लिक करके Edit चुनें।

फ़ॉर्म का ऊपरी हिस्सा आइटम की पहचान रखता है। इसके नीचे वे सेक्शन हैं जिन्हें आप उनकी नीली पट्टी पर क्लिक करके एक-एक करके खोलते हैं। हर सेक्शन के नीचे Previous और Next से उनके बीच जाया जा सकता है।

फ़ील्ड	क्या डालें	ज़रूरी
Item Code	अपने आप भर जाता है।	—
Status	Active या Inactive।	—
HSN Code	GST के लिए आइटम का HSN कोड। सिर्फ़ अक्षर और अंक, ज़्यादा से ज़्यादा 20 अक्षर।	नहीं
Item Name	आइटम का पूरा नाम।	हाँ
Display Name	स्क्रीन और प्रिंट पर दिखने वाला नाम।	हाँ
Account Category	इस आइटम का अकाउंट्स ग्रुप, अगर आपकी अकाउंट्स टीम इसका इस्तेमाल करती है।	नहीं
Item Description	एक छोटा विवरण। ज़्यादा से ज़्यादा 200 अक्षर।	नहीं
Item Type	यह किस तरह का आइटम है।	हाँ
Class	आइटम क्लास, अगर आप क्लास इस्तेमाल करते हैं।	नहीं

General Information

फ़ील्ड	क्या डालें	ज़रूरी
Category	आइटम कैटेगरी।	हाँ
Manufacturer	टाइप करना शुरू करें और मैन्युफ़ैक्चरर चुनें। मैन्युफ़ैक्चरर सप्लायर में वेंडर टाइप Manufacturer के साथ जोड़े जाते हैं।	नहीं
Base UoM, Track UoM	वह यूनिट जिसमें आइटम गिना जाता है और जिसमें स्टॉक ट्रैक होता है।	हाँ
Inventory Maintained	अगर इस आइटम का स्टॉक ट्रैक किया जाता है तो टिक करें।	नहीं
Serialized, Serial Number Auto Generation	अगर हर यूनिट का अपना सीरियल नंबर है तो टिक करें, और क्या सिस्टम को उन्हें नंबर देना चाहिए।	नहीं
Chargeable	अगर आइटम मरीज़ को चार्ज किया जा सकता है तो टिक करें।	नहीं
Discount Applicable	अगर इस पर डिस्काउंट दिया जा सकता है तो टिक करें।	नहीं
Batch Tracked	अगर स्टॉक बैच के हिसाब से रखा जाता है तो टिक करें।	नहीं
Reusable, Reuse Count	कई बार इस्तेमाल होने वाले इंस्ट्रूमेंट के लिए Reusable टिक करें, फिर Reuse Count में बताएँ कि यह कितनी बार इस्तेमाल के लिए रेटेड है।	Reuse Count, अगर Reusable टिक है
Shareable to Multiple Patients, Share Count	अगर एक यूनिट कई मरीज़ों के बीच शेयर हो सकती है तो टिक करें, और बताएँ कितने।	Share Count, अगर टिक है
Expiry Period Applicable	अगर आइटम की एक्सपायरी डेट है तो टिक करें।	नहीं
Applicable Country	वे देश जहाँ यह आइटम इस्तेमाल होता है।	नहीं

Stocking Parameters

फ़ील्ड	क्या डालें	ज़रूरी
Minimum Stock, Maximum Stock	सबसे कम और सबसे ज़्यादा मात्रा जो आप रखना चाहते हैं।	नहीं
Stock Issue Method	वह नियम जो तय करता है कि कौन-सा स्टॉक पहले जारी होगा।	नहीं
Reorder Level, Reorder Quantity	वह स्टॉक लेवल जिस पर दोबारा ऑर्डर करना है, और कितना ऑर्डर करना है।	नहीं
Ved Category	यह आइटम मरीज़ की देखभाल के लिए कितना ज़रूरी है (VED क्लासिफ़िकेशन)।	नहीं
Stock Count Frequency	स्टॉक चेक में इस आइटम को कितनी बार गिना जाता है।	नहीं
Closing Stock	मौजूदा स्टॉक दिखाता है। यहाँ टाइप नहीं किया जा सकता।	—

Purchase & Sales Parameters

1. किसी फ़ैसिलिटी के लिए प्राइस रो जोड़ने के लिए New पर क्लिक करें।
2. Facility और Pricing Method चुनें: Purchase Price, MRP, Selling Price, Rate Contract, Weighted Average Method, Markup Price या Cost Price।
3. Selling Price दर्ज करें, या मार्कअप प्राइस के लिए MarkUp Percentage (1 से 100), और रो पर सेव आइकॉन पर क्लिक करें।
4. Purchase UoM और Sales UoM सेट करें, और Pack to Loose Factor: एक परचेज़ पैक में कितनी लूज़ यूनिट हैं। 10 टैबलेट की स्ट्रिप के लिए 10 डालें। अगर आप एक ही यूनिट में ख़रीदते और बेचते हैं तो इसे 1 पर रहने दें।

Alternate Items & Storage Conditions

• इस आइटम की जगह दिए जा सकने वाले आइटम जोड़ने के लिए New पर क्लिक करें।
• Storage Condition चुनें, जैसे रेफ़्रिजरेटेड, और कोई Special Instructions जोड़ें (ज़्यादा से ज़्यादा 300 अक्षर)।

Suppliers

जिस-जिस सप्लायर से आप यह आइटम ख़रीदते हैं उसे जोड़ने के लिए New पर क्लिक करें। Supplier Name चुनें और, अगर चाहें, Lead Time व उसकी Time Period (जैसे 3 दिन)।

Tax

फ़ील्ड	क्या डालें	ज़रूरी
Hospital	वह फ़ैसिलिटी जहाँ यह टैक्स लागू होता है।	नहीं
Tax Structure	इस आइटम पर लगने वाला टैक्स, जैसे GST 12%।	हाँ
Standard Tax Value %	आपके चुने हुए टैक्स से अपने आप भर जाता है।	हाँ

Codes (ATC, RxNorm, NHIA ...)

आइटम के लिए स्टैंडर्ड कोड जोड़ने के लिए New पर क्लिक करें। Coding Type चुनें, और Code व Description दर्ज करें।

Drug

यह सेक्शन सिर्फ़ Drugs या IV Fluids टाइप के आइटम के लिए दिखता है।

फ़ील्ड	क्या डालें	ज़रूरी
Drug Name	दवा का नाम।	हाँ
Drug Form	जैसे टैबलेट, सिरप या इंजेक्शन।	हाँ
Route of Administration	जैसे ओरल या इंट्रावीनस।	हाँ
Track Base, Requesting UoM	वह यूनिट जिसमें स्टॉक ट्रैक होता है, और जिसमें वार्ड इसे रिक्वेस्ट करते हैं।	हाँ
Combination Drug	अगर दवा में एक से ज़्यादा जेनरिक हैं तो टिक करें।	नहीं
Generic table	New पर क्लिक करें और दवा में मौजूद हर जेनरिक को उसकी Strength और UoM के साथ जोड़ें।	हाँ

जब हो जाए, Save पर क्लिक करें। आप आइटम लिस्ट पर वापस आ जाएँगे।

आइटम बदलना या निष्क्रिय करना

1. लिस्ट में, आइटम ढूँढने के लिए Search item name में टाइप करें, या कॉलम हेडर के फ़िल्टर आइकॉन इस्तेमाल करें।
2. रो के आख़िर में ⋮ पर क्लिक करें और Edit चुनें।
3. ज़रूरी बदलाव करें। आइटम का इस्तेमाल बंद करने के लिए Status को Inactive पर सेट करें।
4. Save पर क्लिक करें।

आइटम को डिलीट नहीं किया जा सकता। इसकी जगह आइटम को Inactive बनाएँ।

जानने लायक बातें

• आइटम नाम और आइटम कोड यूनीक होने चाहिए।
• Minimum Stock, Maximum Stock से कम होना चाहिए।
• Tax Structure के बिना पूरा फ़ॉर्म सेव नहीं होता ("Please select tax"), और न ही Category व Base UoM के बिना ("Please select category and Base UOM")। अगर किसी सेक्शन में कोई फ़ील्ड छूट गई है, तो फ़ॉर्म आपके लिए वह सेक्शन खोल देता है।
• Quick Create फ़ॉर्म पर टैक्स सेट नहीं होता। Edit से आइटम खोलें और Tax सेक्शन भरें।
• जिस आइटम का पहले से स्टॉक है उसका Pack to Loose Factor बदलने पर पहले कन्फ़र्म करने को कहा जाता है, क्योंकि इससे मौजूदा स्टॉक गिनने का तरीक़ा बदल जाता है।
• एक साथ कई आइटम किसी फ़ाइल से लोड करने के लिए Import, और लिस्ट डाउनलोड करने के लिए Export to csv इस्तेमाल करें।
• लिस्ट के ऊपर मौजूद गियर आइकॉन से कॉलम दिखाए या छिपाए जा सकते हैं, जैसे HSN।

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