सप्लायर (Supplier) कैसे सेट करें

उन सप्लायर, वेंडर और मैन्युफ़ैक्चरर को दर्ज करें जिनसे आपका हॉस्पिटल ख़रीद करता है, उनकी कॉन्टैक्ट, रजिस्ट्रेशन और बैंक डिटेल के साथ।

कौन करता है: हॉस्पिटल एडमिनिस्ट्रेटर, पर्चेज़ मैनेजर या स्टोर मैनेजर कहाँ: इन्वेंटरी मैनेजमेंट › मास्टर्स › सप्लायर

सप्लायर लिस्ट में वे सभी कंपनियाँ होती हैं जिनसे आपका हॉस्पिटल स्टॉक के लिए डील करता है: वे सप्लायर जिनसे आप ख़रीदते हैं, सर्विस वेंडर, और वे मैन्युफ़ैक्चरर जिनके प्रोडक्ट आप स्टॉक करते हैं। हर एंट्री का एक Vendor Type होता है जो बताता है कि वह किस तरह की कंपनी है। परचेज़ ऑर्डर बनाते या माल प्राप्त करते समय सप्लायर चुने जाते हैं, और आइटम रिकॉर्ड पर मैन्युफ़ैक्चरर चुने जाते हैं।

सप्लायर जोड़ना

1. इन्वेंटरी मैनेजमेंट › मास्टर्स › सप्लायर पर जाएँ।

2. Add पर क्लिक करें। सप्लायर फ़ॉर्म खुलता है।

3. फ़ॉर्म का ऊपरी हिस्सा भरें:

   फ़ील्ड	क्या डालें	ज़रूरी
   Code	सेव करते ही अपने आप भर जाता है।	—
   Status	Active पर रहने दें।	—
   Name	कंपनी का नाम। ज़्यादा से ज़्यादा 50 अक्षर।	हाँ
   Vendor Type	आपके लिए यह कंपनी क्या है: Supplier, Foreign Supplier, Manufacturer, Vendor, Distributor, Transporter, Service Provider, Consultant, Contractor या Agent।	हाँ
   Account Code	इस कंपनी की अकाउंट्स लेजर, अगर आपकी अकाउंट्स टीम इसका इस्तेमाल करती है।	नहीं
   Supplier Type	Supplier और Vendor के लिए दिखता है। अपने ही राज्य के सप्लायर के लिए Local या दूसरे राज्य के लिए Interstate चुनें। Supplier के लिए ज़रूरी।	हाँ, Supplier के लिए

4. Contact Details सेक्शन खोलने के लिए उस पर क्लिक करें, और पता, फ़ोन नंबर व ईमेल दर्ज करें:

   फ़ील्ड	क्या डालें	ज़रूरी
   Post Box No., Address Line 1, Address Line 2	कंपनी का पता।	नहीं
   Country Name, State Name, City/Town, ZIP/PIN Code	कंपनी कहाँ स्थित है।	नहीं
   Phone Number 1, Phone Number 2	कॉन्टैक्ट नंबर।	नहीं
   Email ID	कंपनी का ईमेल एड्रेस।	नहीं
   Fax Number	फ़ैक्स नंबर, अगर कोई हो।	नहीं

5. Vendor टाइप की कंपनी के लिए, Vendor Registration Information & Distributor Mapping पर क्लिक करें और उसकी रजिस्ट्रेशन व बैंक डिटेल भरें। बाकी टाइप के लिए यह सेक्शन सिर्फ़ पढ़ने लायक (read-only) होता है।

   फ़ील्ड	क्या डालें	ज़रूरी
   Registration Status	अगर वेंडर के पास टैक्स या दूसरी रजिस्ट्रेशन हैं तो Registered।	नहीं
   PAN	वेंडर का PAN, 10 अक्षर।	नहीं
   Registrations table	New पर क्लिक करें और Registration Type, Registration Number, Registration Date व Registration Authority दर्ज करें, जैसे वेंडर की GST रजिस्ट्रेशन।	हाँ, Registered वेंडर के लिए
   Export Licence Number	एक्सपोर्ट करने वाले वेंडर के लिए।	नहीं
   Bank Account Number, Account Type, Bank Name, IFSC Code	पेमेंट के लिए वेंडर का बैंक अकाउंट।	नहीं
   Distributor table	जिन डिस्ट्रीब्यूटर के ज़रिए यह वेंडर सप्लाई करता है उन्हें लिंक करने के लिए New पर क्लिक करें।	नहीं

6. Save पर क्लिक करें। आप लिस्ट पर वापस आ जाएँगे और नया सप्लायर उसमें दिखेगा।

सप्लायर बदलना या निष्क्रिय करना

1. लिस्ट में, रो के आख़िर में ⋮ पर क्लिक करें और Edit चुनें।
2. ज़रूरी फ़ील्ड बदलें। सप्लायर का इस्तेमाल बंद करने के लिए Status को Inactive पर सेट करें।
3. Save पर क्लिक करें।

सप्लायर को इस स्क्रीन से डिलीट नहीं किया जा सकता। इसकी जगह सप्लायर को Inactive बनाएँ।

जानने लायक बातें

• Registered के तौर पर चिन्हित किसी Vendor की रजिस्ट्रेशन टेबल में कम से कम एक रो होनी चाहिए, वरना फ़ॉर्म "Please add Vendor registration information" दिखाता है और सेव नहीं होता।
• किसी डिस्ट्रीब्यूटर को लिंक करने से पहले वह ख़ुद इस लिस्ट में Distributor वेंडर टाइप के साथ होना चाहिए।
• एक साथ कई सप्लायर किसी फ़ाइल से लोड करने के लिए Import इस्तेमाल करें।
• कोई सप्लायर जल्दी ढूँढने के लिए कॉलम हेडर के फ़िल्टर आइकॉन इस्तेमाल करें।

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