Annuler une facture et rembourser le patient
Annulez toute une facture ou des prestations choisies, enregistrez le motif et remboursez le montant payé par le patient.
Vous annulez une facture quand elle a été émise par erreur ou que la prestation n'a pas été fournie. Sur l'écran Invoice Cancellation, vous choisissez la facture, cochez les prestations à annuler et enregistrez comment l'argent est restitué. La facture n'est pas supprimée : elle reste dans les listes sous Cancelled Invoice.
remarque
Qui fait cela : personnel de facturation disposant du droit d'annuler les factures
Où : Billing › Invoice Cancellation
Avant de commencer
- Trouvez la date de la facture et le numéro CR du patient. Voir Consulter les factures et l'encaissement du jour.
- Pour donner un prix réduit au patient à la place, appliquez une remise sur une nouvelle facture. Pour retourner une avance, remboursez la caution.
Annuler la facture
- Allez dans Billing › Invoice Cancellation.
- Tapez le numéro CR, le nom ou le numéro de mobile du patient dans la case en haut à gauche et choisissez le patient.
- Réglez From Date et To Date pour couvrir la date de la facture et cliquez sur Search. La case Patient invoices liste les factures du patient sur cette période.
- Sélectionnez la facture et cliquez sur Save. Le numéro, la date et le montant de la facture se remplissent, et ses prestations s'affichent sous Document Details.
- Cochez les prestations à annuler. Cochez Select All pour annuler toute la facture.
- Sélectionnez le Reason For Cancellation et tapez les Remarks. Les deux sont obligatoires.
- Faites défiler jusqu'à Refund Details. Refund Amount affiche le montant des prestations cochées. Choisissez le mode de remboursement, vérifiez que Collected est égal au Refund Amount et cliquez sur Add.
- Cliquez sur la flèche à côté de Save & Print et choisissez Save, ou cliquez sur Save & Print pour imprimer l'annulation. Une confirmation apparaît.
- Cliquez sur Ok. Les messages Updated! puis Record saved successfully s'affichent, et vous revenez au Billing Dashboard.
attention
Une annulation ne peut pas être annulée. Si la facture a été annulée par erreur, créez une nouvelle facture pour le patient.
Vérifier le résultat
- Sur le Billing Dashboard, choisissez Cancelled Invoice dans Status Type et cliquez sur Search. La facture est listée avec le statut Cancelled Invoice.
- Allez dans Billing › Views › Refund List et cliquez sur Search. Le remboursement est listé avec son Refund Amount. Utilisez les trois points de la ligne pour l'Print.
Champs de l'écran
| Champ | Que saisir | Obligatoire |
|---|---|---|
| Cancellation Number | Rempli pour vous à l'enregistrement. | — |
| Cancellation Date / Cancellation Time | Quand la facture est annulée. Maintenant par défaut. | Oui |
| Document Type | Invoice. Rempli quand vous choisissez la facture. | Oui |
| Document Number | Le numéro de la facture. Rempli quand vous choisissez la facture. | — |
| Reason For Cancellation | Wrong Entry, Not Justified ou Stay extended due to patient condition. | Oui |
| Remarks | Une courte explication. | Oui |
| Refund Amount | Le montant des prestations cochées. Rempli pour vous. | — |
| Refund Date / Refund Time | Quand l'argent est restitué. | Oui |
En cas de problème
| Ce que vous voyez | Ce que cela signifie | Que faire |
|---|---|---|
| Please select patient! | Aucun patient n'est sélectionné. | Choisissez le patient dans la case en haut à gauche. |
| La case Patient invoices est vide | Le patient n'a aucune facture dans la plage de dates. | Élargissez From Date et To Date et recherchez de nouveau. |
| Please add items for cancellation | Aucune prestation n'est cochée sous Document Details. | Cochez au moins une prestation. |
| This field is required. | Reason For Cancellation ou Remarks est vide. | Remplissez les deux champs. |
| Refundable Amount does not match with Bill Refund Amount | Les lignes de remboursement ne sont pas égales au Refund Amount. | Corrigez les lignes de remboursement sous PAYMENT DETAILS. |
| You are not allowed to perform this operation | Votre rôle ne peut pas annuler de factures. | Demandez à votre administrateur le droit d'annulation. |
Voir aussi
- Rembourser une caution patient : retourner une avance inutilisée.
- Consulter les factures et l'encaissement du jour : trouver la facture et voir le remboursement dans les totaux du jour.
- FAQ Facturation : questions fréquentes sur l'annulation d'une facture.